Whistleblowing
PROCEDURA DI GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
- Riferimenti normativi
Il whistleblowing è stato
introdotto in Italia con una legislazione specifica a fine 2017, con la
legge n.179. Questa normativa regolamentava in modo completo
l’istituto per la pubblica amministrazione, mentre introduceva
alcune disposizioni anche per le organizzazioni del settore privato
dotate di un modello organizzativo di gestione e controllo ex. D.Lgs.
n.231/2001.
La legge n.179/2017 è stata superata dalla legge di
trasposizione della Direttiva Europea in materia di whistleblowing
(n.1937/2019. La nuova legge, il Decreto Legislativo n.24/2023,
è l’attuazione della Direttiva UE n.2019/1937 del
Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la
protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto
dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle
persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
La nuova normativa prevede oneri in capo alle organizzazioni pubbliche
e private, in particolare: tutti gli enti pubblici devono prevedere
procedure interne per la gestione delle segnalazioni; lo stesso obbligo
è in carico ai soggetti del settore privato che hanno un modello
organizzativo ex D.Lgs. n.231/2001 e a tutte le organizzazioni private
con almeno 50 dipendenti.
- Chi può effettuare una segnalazione
Le procedure di whistleblowing
incoraggiano a segnalare chiunque acquisisca, nel contesto
dell’attività lavorativa, informazioni sugli illeciti
commessi dall'organizzazione o per conto dell'organizzazione.
Lo scopo della procedura è quello di facilitare la comunicazione
di informazioni relative a violazioni riscontrate durante
l’attività lavorativa. A tale scopo lo spettro delle
potenziali persone segnalanti è molto ampio. La procedura
è volta a garantire questi soggetti, nel momento in cui
segnalino una condotta illecita relativa all’ente.
Possono effettuare una segnalazione attraverso la procedura le seguenti categorie di soggetti:
- Dipendenti o Collaboratori
- Fornitori, subfornitori e dipendenti e collaboratori degli stessi o Liberi professionisti, consulenti, lavoratori autonomi
- Volontari e tirocinanti, retribuiti o non retribuiti
- Azionisti o persone con funzione di amministrazione, direzione, vigilanza, controllo o rappresentanza
- Ex dipendenti, ex collaboratori o persone che non ricoprono più una delle posizioni indicate in precedenza
- Soggetti in fase di selezione, di prova o il cui rapporto giuridico con l’ente non sia ancora iniziato
La procedura protegge anche
l’identità dei soggetti facilitatori, le persone fisiche
che assistono una persona segnalante nel processo di segnalazione,
operanti all'interno del medesimo contesto lavorativo.
- Cosa può essere segnalato
All’interno di questa procedura
possono essere segnalati fatti illeciti di cui si sia venuti a
conoscenza nel contesto della propria attività lavorativa.
Possono essere riportati anche sospetti, qualificati, di reati o altre
violazioni di disposizioni di legge o potenziali rischi di commissione
degli stessi.
Non viene richiesto alla persona segnalante di dimostrare in modo
completo la commissione di un illecito ma le segnalazioni devono essere
quanto più possibile circostanziate, al fine di consentire un
accertamento dei fatti comunicati da parte dei soggetti riceventi. Allo
stesso tempo, non si invitano i soggetti segnalanti ad attuare
attività di investigazione che possano esporli individualmente.
Le segnalazioni possono riguardare illeciti penali, civili,
amministrativi o contabili, così come le violazioni di normative
comunitarie.
Non rientrano nell’oggetto di questa procedura le segnalazioni di
carattere personale, per esempio inerenti al proprio contratto di
lavoro, che sono regolate da altre procedure dell’ente.
- Chi riceve e gestisce le segnalazioni
Il Responsabile per la Prevenzione
della Corruzione e la Trasparenza RPCT è il soggetto
responsabile alla ricezione e gestione delle segnalazioni di illecito.
Il RPCT può essere coadiuvato da soggetti del suo gruppo di
supporto specificamente nominati in atto interno.
Il responsabile whistleblowing, o l’ufficio whistleblowing ove
nominato, riceve le segnalazioni e dialoga con la persona segnalante
per chiarire e approfondire quanto ricevuto. Il dialogo con la persona
segnalante continua anche durante le fasi di accertamento.
Il responsabile o l’ufficio, dopo una valutazione iniziale,
svolgono un’attività di accertamento delle informazioni
segnalate, anche richiedendo specifiche informazioni
ad altri uffici e funzioni interni all’organizzazione.
Il ricevente fornisce riscontri periodici alla persona segnalante e, al
termine dell’attività di accertamento, comunica
l’esito delle attività di accertamento. Nella
comunicazione dell’esito non sono inclusi riferimenti a dati
personali relativi all’eventuale soggetto segnalato.
Tra i possibili esiti che possono essere comunicati alla persona segnalante ci sono:
- Correzione di processi interni o Avvio di un procedimento disciplinare
- Trasferimento dei risultati delle attività di accertamento
alla procura della Repubblica (e/o della Corte dei conti in caso di
danno erariale)
- Archiviazione per mancanza di evidenze
La segnalazione che venga erroneamente
inviata al superiore gerarchico potrebbe non essere trattata come una
segnalazione di whistleblowing, in quanto quest’ultimo non ha gli
stessi obblighi di riservatezza in carico al soggetto ricevente.
- I canali per le segnalazioni
L’ente mette a disposizione delle
persone segnalanti canali diversi per le segnalazioni di violazioni ai
sensi della presente procedura. In particolare, è possibile
effettuare segnalazioni in forma orale e in forma scritta.
Per quanto riguarda le segnalazioni in forma scritta, l’ente
mette a disposizione una piattaforma informatica crittografata, fornita
da Transparency Internationa lItalia e Whistleblowing Solutions
attraverso il progetto WhistleblowingIT. La piattaforma utilizza
GlobaLeaks, il principale software open-source per il whistleblowing.
Questo strumento garantisce, da un punto di vista tecnologico, la
riservatezza della persona segnalante, dei soggetti menzionati nella
segnalazione e del contenuto della stessa.
Sulla piattaforma è caricato un questionario che guida la
persona segnalante nel percorso di segnalazione attraverso domande
aperte e chiuse, di cui alcune obbligatorie. È anche possibile
allegare documenti alla segnalazione. Al termine della segnalazione la
persona segnalante riceve un codice univoco di 16 cifre, con il quale
può accedere alla segnalazione e dialogare in maniera
bidirezionale con il soggetto ricevente, scambiare messaggi e inviare
nuove informazioni. Tutte le informazioni contenute sulla piattaforma
sono crittografate e possono essere lette solo da soggetti abilitati
alla ricezione della segnalazione.
Non è possibile gestire altre segnalazioni ricevute in forma
scritta. Qualora queste fossero inviate, il soggetto ricevente, ove
possibile, inviterà la persona segnalante a presentare
nuovamente la segnalazione tramite la piattaforma informatica.
Per le segnalazioni in forma orale, invitiamo la persona segnalante a
contattare il soggetto ricevente, richiedendo disponibilità per
un colloquio telefonico o, eventualmente, un incontro personale. Le
segnalazioni in forma orale vengono verbalizzate e il verbale deve
essere firmato dalla persona segnalante, affinché sia
processato. È opportuno ricordare che le segnalazioni in forma
orale non offrono la stessa riservatezza tecnologica delle segnalazioni
effettuate tramite piattaforma crittografata.
- Le tempistiche di gestione delle segnalazioni
Al termine del percorso di segnalazione
la piattaforma mostra un codice di ricevuta a conferma che la
segnalazione è stata consegnata e presa in carico dal soggetto
ricevente.
Entro 7 giorni, il soggetto ricevente conferma alla persona segnalante
la presa in carico della segnalazione e invita il soggetto segnalante a
monitorare la sua segnalazione sulla piattaforma per rispondere a
possibili richieste di chiarimenti o approfondimenti.
Entro 3 mesi dal giorno della segnalazione, il soggetto ricevente
comunica alla persona segnalante un riscontro rispetto alle
attività di accertamento svolte per verificare le informazioni
comunicate nella segnalazione.
Il riscontro fornito entro 3 mesi può coincidere con
l’esito delle attività di accertamento. Qualora queste non
fossero concluse, il ricevente invita la persona segnalante a tenere
monitorata la piattaforma fino a conoscere l’esito definitivo
delle stesse.
- Riservatezza e anonimato
Il soggetto ricevente è tenuto a
trattare le segnalazioni preservandone la riservatezza. Le informazioni
relative all’identità del soggetto segnalante, del
soggetto segnalato e di ogni altra persona menzionata nella
segnalazione sono trattate secondo i principi di
confidenzialità. Allo stesso modo, sono trattate in modo
confidenziale anche tutte le informazioni contenute nella segnalazione.
L’identità della persona segnalante non può essere
rivelata senza il suo consenso. La conoscenza delle segnalazioni e dei
relativi atti di accertamento sono sottratti anche al diritto
all’accesso amministrativo da parte dei soggetti interessati.
L’unico motivo di possibile rivelazione
dell’identità della persona segnalante può avvenire
nel caso in cui gli atti di accertamento siano inoltrati presso una
procura ordinaria o contabile e la conoscenza della stessa sia
necessaria ai fini del diritto di difesa durante un procedimento
giudiziario ordinario o contabile presso la Corte dei conti.
La riservatezza è garantita attraverso strumenti tecnologici,
quali la piattaforma crittografata per le segnalazioni e un protocollo
riservato, e all’interno di processi organizzativi volti a
minimizzare la circolazione delle informazioni.
È possibile anche l’invio di segnalazioni anonime. Il
soggetto ricevente può decidere se processarle o meno. In ogni
caso, le segnalazioni vengono trattate secondo gli stessi principi di
riservatezza. Tuttavia, nel caso di segnalazioni anonime, il soggetto
ricevente non ha conoscenza dell’identità della persona
segnalante e potrebbe involontariamente esporlo durante le
attività di accertamento.
- La gestione dei dati personali
Le segnalazioni ricevute, le
attività di accertamento e le comunicazioni tra la persona
segnalante e la persona ricevente sono documentate e conservate in
conformità alle prescrizioni
in materia di riservatezza e protezione dei dati.
Le segnalazioni contengono dati personali e possono essere trattate e
mantenute solo per il tempo necessario al loro trattamento: questo
tempo comprende l’analisi, le attività di accertamento e
quelle di comunicazione degli esiti, oltre a una eventuale tempistica
ulteriore per possibili commenti aggiuntivi. In nessun caso le
segnalazioni saranno conservate oltre i 5 anni successivi alla
comunicazione dell’esito delle attività di accertamento
alla persona segnalante.
Per quanto riguarda l’accesso ai dati personali, questi sono
conosciuti solo dal soggetto ricevente e, se indicato in specifico atto
organizzativo, dai membri dello staff di supporto alla gestione della
segnalazione.
Nel corso delle attività di accertamento il soggetto ricevente
può condividere con altre funzioni dell’ente informazioni
preventivamente anonimizzate e minimizzate rispetto alle specifiche
attività di competenza di queste ultime.
- Tutele e protezioni
La persona cui si fa riferimento nella
segnalazione come responsabile del sospetto di illecito beneficia di
misure di protezione dell’identità analoghe a quelle della
persona segnalante e delle altre persone menzionate nella segnalazione.
In aggiunta alla tutela della riservatezza dell’identità
della persona segnalante e dei soggetti menzionati nella segnalazione,
nonché del contenuto della stessa, esistono altre forme di
tutela garantite attraverso questa procedura.
Viene infatti garantita protezione alla persona segnalante contro ogni
forma di ritorsione o discriminazione che dovesse subire in seguito e a
causa di una segnalazione. Per ritorsione si intende qualsiasi azione o
omissione minacciata o reale, diretta o indiretta, collegata o
derivante da segnalazioni di illeciti effettivi o sospetti, che causi o
possa causare danni fisici, psicologici, danni alla reputazione della
persona, perdite economiche.
Tra le possibili discriminazioni rientrano:
- il licenziamento, la sospensione o misure equivalenti; o la retrocessione di grado o la mancata promozione;
- il mutamento di funzioni, il cambiamento del luogo di lavoro, la riduzione dello stipendio, la modifica dell'orario di lavoro;
- la sospensione della formazione o qualsiasi restrizione
dell'accesso alla stessa; o note di merito o referenze negative; o
misure disciplinari o altra sanzione, anche pecuniaria; o la
coercizione, l'intimidazione, le molestie o l'ostracismo; o
la discriminazione o un trattamento sfavorevole;
- la mancata conversione di un contratto di lavoro a termine in un
indeterminato, laddove il lavoratore avesse una legittima aspettativa a
detta conversione;
- il mancato rinnovo o la risoluzione anticipata di un contratto a termine;
- danni, anche alla reputazione della persona, pregiudizi economici
o finanziari, comprese la perdita di opportunità economiche e di
redditi;
- l'inserimento in elenchi impropri sulla base di un accordo
settoriale o industriale formale o informale, che può comportare
l’impossibilità per la persona di trovare un'occupazione
nel settore in futuro;
- la conclusione anticipata o l'annullamento del contratto di
fornitura di beni o servizi; l'annullamento di una licenza o di un
permesso; la richiesta di sottoposizione ad accertamenti psichiatrici o
medici.
- Sanzioni
Il Decreto Legislativo n.24/2023
prevede sanzioni amministrative, irrogabili da parte
dell’Autorità Nazionale Anticorruzione in caso di
violazione delle norme sul whistleblowing.
Le sanzioni riguardano in modo specifico eventuali ritorsioni contro i
soggetti segnalanti, violazioni dell’obbligo di riservatezza, il
boicottaggio a un tentativo di segnalazione, la mancata presa in carico
di una segnalazione o un’insufficiente attività
istruttoria avviata in seguito alla stessa.
Sono altresì sanzionabili gli abusi del sistema di segnalazione,
con possibili sanzioni per colui che calunnia o diffama un altro
soggetto a mezzo della procedura.
L’amministrazione può procedere disciplinarmente contro i soggetti responsabili di queste condotte.
- Canali esterni per le segnalazioni
Al di fuori della procedura interna per
le segnalazioni, la legge permette di effettuare anche segnalazioni
esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione.
La persona segnalante può segnalare esternamente all’ente
qualora abbia già effettuato una segnalazione a cui non è
stato dato seguito, qualora abbia fondati motivi di ritenere che a una
segnalazione interna non sia dato seguito o che questa possa
determinare un rischio di ritorsione o qualora abbia fondato motivo di
ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o
palese per il pubblico interesse.
Le modalità di segnalazione all’Autorità Nazionale
Anticorruzione sono disponibili alla pagina dedicata sul sito
dell’ANAC
anticorruzione.it/-/whistleblowing.
Esistono condizioni ulteriori per cui una persona segnalante possa
effettuare una divulgazione pubblica: il mancato riscontro a una
segnalazione interna o esterna previamente effettuata, un pericolo
imminente o palese per l’interesse pubblico, fondati motivi che
una segnalazione interna non verrà trattata o che le prove della
stessa possano essere distrutte o occultate.